茨城福祉工場の事業内容をご紹介します【紙書類のスキャニング･電子化作業】

茨城福祉工場の情報課では、紙媒体をお預かりしPDF形式に変換したものをDVD等に保存し納品する、紙媒体の電子化(データ化)作業を行っております。

紙書類の電子化(データ化)するメリット

1. 検索速度の向上
   紙書類は１枚１枚確認しながら必要書類を探し出す必要がありますが、その書類がデータ化されていれば、検索キーワードなどから、素早く目的の書類を探し出すことができます。
2. 保管スペース削減
   オフィスでは保管スペースが限られています。紙書類をデータ化することにより物質的な保管スペースの必要がなくなり、オフィススペースの有効活用が実現できます。
3. 書類の劣化防止
   紙書類を長期保存していると、いずれは文字や資料が見づらくなったり、ページが破れて必要な部分が読めなくなったりすることがあります。その点書類をデータ化しておけば、経年劣化を心配する必要がなくなります。
4. 重要情報の紛失防止
   紙媒体で保管していると紛失や誤廃棄などのリスクが伴いますが、書類をデータ化する事で万が一の紛失に備えデータのバックアップを保管することも可能です。また、パスワードを設定して閲覧者を制限することも可能であり、情報漏洩等のセキュリティリスク低減も見込めます。

発注から納品まで

1. お電話又はお問い合わせフォームからの相談
   まずはお気軽にお電話又はお問い合わせフォームからお問い合わせください。
   お問い合わせフォーム→社会福祉法人自立奉仕会 | お問い合わせフォーム (ifc-net.or.jp)
2. ヒアリング・御見積書の作成　
   お電話にて簡単な打ち合わせの後、実際にお伺いしご検討頂いている書類を拝見させて頂きます。その際、お客様ご希望の保存条件等をヒアリングた上で見積書を作成させて頂きます。
3. 正式なご依頼
   お客様にてご検討頂き、取引契約書の締結をもって正式にご依頼が成立となります。
4. 書類の引き取り
   弊社より書類の受け取りに伺います。
5. スキャニング作業
   ご希望の保存要件に従い、スキャニング作業を行います。
6. 納品・書類の返却　
   ご指定の保存媒体に記録したデータと資料の原本を返却致します。

作業の流れ